Los fondos documentales fueron incorporados a lo largo del tiempo a través diferentes modalidades: donaciones, ofrecimientos para su custodia, prestamos para su copiado o relevado, entre otros.
Actualmente cuenta con:
- Colecciones Particulares: Empresa Colonizadora Guillermo Lehmann, Ezequiel Gallo, Elvio Dopazzo, Juan Bascolo, entre otros.
- Colecciones de carácter Público: Ex Usina Eléctrica Municipal de Rafaela, Ex Empresa Municipal de Transporte, Ex Defensa Agrícola, etc.
- Hemerográfico: Diarios y anuarios, revistas locales y nacionales.
- Documentación fónica y fílmica: Discos de pasta, long y simples, films varios y casetes de las sesiones del Consejo Municipal.
- De la Administración Municipal y sus entes descentralizados: Expedientes, Decretos, Resoluciones y documentación variada sobre las actuaciones del municipio en diferentes épocas.
- Base de datos de fotografías digitalizadas de la ciudad, las cuales pueden visualizarse y descargarse en buena calidad y no requieren ningún tipo de costo a los interesados.
En la actualidad se desarrollan tareas de digitalización de documentos, que permiten una mayor rapidez y economía en el traspaso de datos y, a su vez, colabora en la preservación de los documentos originales.